毕业生户籍档案专题

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发布人:丁鉑凌       发布时间: 2015年06月03日      浏览人数:

            刚刚过去的二零一四年曾经有个好消息:《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》规定,从二零一五年一月一日起,各级公共就业和人才服务机构取消收取人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费等名目的费用,提供免费的流动人员人事档案基本公共服务。这样一个消息,却在大学生的网络热门话题上不见踪迹。似乎很多同学对挡案的态度只能用一首歌来概括:无所谓。也因此,就算每个月北京市人才档案公共服务管理中心都公示一批[失去联系超过五年的流动人员人事档案名单],希望借由三十天的公示期,让这些[失联者]重新现身,应者却始终寥寥。七年前首批被公示的五千七百多份挡案,最终只有两百多人前来认领,而其他五千五百多份最终被入库封存,成为[死档]。其实不只是北京市,全国的弃档现象都堪称壮观。根据十二年前人事部全国人才流动中心及各省市人才交流服务中心的一项不完整统计,全国至少有六十万[弃档族],有人估计,如今这个数字至少要乘上二十倍。除了档案之外,被一些毕业生们和青春一起扔在身后的还有户口。许多社会新鲜人频繁地更换工作单位和生活城市,可是又不处理手头的户口迁移证,之后猛然发现,自己竟成了传说中的“黑户”。

            为什么这样的情况屡见不鲜?答案可以从同学们自己身上找一找。如果你在学校里随便拦住一个应届毕业生,问:“嘿,你想好怎么处理户口和档案了吗?”大部分人的答案或许都是不知道。甚至很多毕业多年的职场老人,在被问到自己的档案身在何处时,会惊呼:“咦,我的档案是打回老家了还是在人才啊?”户口,不就是一张纸嘛,至于档案,那是干什么用的?不清楚、不了解、不在乎,是造成今天如此多的“空档”“黑户”问题的重要原因。

            为此,本期我们特地撰文回顾档案的“今生前世”,帮大家做个小科普,档案制度是始终在跟时代变化的。从建国初期只有干部档案,到1956年到1966年这10年,工人挡案、学生档案和其他档案的先后建立,再到1980年出台了《干部档案工作条例》,对干部人事档案的分类、整理、转递等工作做出了规范、统一的要求,而最近的2010年,又开始了信息化建设,那个装着一个人一生的小文件袋,在大家看不到的地方,一直在悄悄翻新。

     作为人生诚实的记录者,档案在上个世纪曾经有着莫大的影响力。有人因请假探亲迟归两天,档案里就被记为“无组织,无纪律”;有人因未婚先孕,被记为“严重的作风问题”。这些曾经确确实实影响着人们的工作转调,薪资收入等方方面面。怎么,今天的档案反而成了无足轻重的鸡肋了吗?答案显然不是。如今人们的流动性大大增加,因此引发的各类档案问题也变得层出不穷。许多人图省钱,自己拿着档案,使本该是“机要文件”的档案失去了效力;有的人虽然将档案交给了人才中心托管,可是往后的数十年对它不管不问。而根据《流动人员人事档案管理条例》,只有将人事关系及档案交给国家认可的人才流动管理机构保存,才能享受某些待遇,比如保留原有身份、工龄连续计算、国家规定的档案工资调升等。如果档案丢失,成为“空档”“死档”,别说参加公务员招聘考试、办理个人退休手续、出国政审和公正、办理工作调动、就连找工作都有可能被拒之门外。

     比档案问题更可怕的是户口。一般来说,大学毕业生的户口有5种去向:工作单位;就业地的人才交流中心;代理托管挂靠;因未曾办理,1年后由学校送回原籍;放任不管,最终消失,成为传说中的“黑户”。如果沦落到了“黑户”,后果很严重,比如,在离家千里之外的异地大学毕业之后,没有及时处理户口,等在大城市稳定下来,却因为户口“玩消失”,没有办法办理房产证,没有房产证就没法落户,没法落户就没法结婚,如果再倒霉一点,万一哪天身份证丢失了都没办法补办,就连坐飞机、住宾馆都成了问题。

     曾为了“黑户”问题跑前跑后几个月的小周说:“从前没觉得‘黑户’是那么惨烈的一件事,但是现在知道,没有户口,在这个社会上寸步难行。”而发现自己档案不见了的2012届毕业生小宋,历经波折才搞清楚档案放在了人才市场,但就是拿不出来,他不得不感慨道:“世界上最遥远的距离大概就是我知道档案在哪儿,却怎么也拿不到手吧。”

     像小周、小宋一样的“弃档族”“黑户族”其实很多,他们总以为:“档案没有用处,只是限制人的工具,而人才中心代管费用高,要拿回档案可能要赔偿签约单位不菲的违约金。管那么多干什么,反正没有档案一样活。”但在很长一段时期内,档案依然起着重要作用。一时偷懒嫌麻烦不去办理,又在其后为了补办花费时间和金钱,何必呢?

     “其实不存在落户难的问题,最根本的原因是大家对户口的重视程度不够。”海南某高校就业指导中心负责人唐老师说,现在很多大学生不知道户口和档案有什么作用,毕业时也仅仅关注工作好不好,而不去考虑户口和档案问题。然而户口和档案的补办程序都非常繁琐困难,与其真的等到出了问题的时候亡羊补牢,不如在毕业前后就提早准备未雨绸缪。“不需要它时,它一文不值;需要它时,它比什么都重要。”这句话,应当送与诸君共勉。

     其实,同学们不重视户档也有一些技术原因,那就是——太麻烦了!比如在信息技术飞速发展的今天,传统的纸质档案已经不能完全满足瞬息万变的市场需要。

      20153月总理的政府工作报告提出,用改革的办法解决城镇化难点问题,抓紧实施户籍制度改革,落实放宽户口迁移政策。同月,《中国青年报》对2009人进行的一项调查显示,63.3%的受访者期望落户办理手续可简化。管理的不完善、手续的繁杂、信息的滞后……诸此种种,该改改了。

    毕业生常规户口档案手续流程示意图

    主要政策性就业项目的户档手续简要说明

    近年来,为鼓励高校毕业生到基层就业、应征入伍和参加国家、地方重大科研项目等出台了一系列专项政策。如今这些政策已经成为毕业生的一个重要的选择。主要分为以下这三大类:

     基层就业

    目前,中央部门主要组织实施的引导高校毕业生到基层就业的专门项目包括五个:1.团中央、教育部、财政部、人力资源社会保障部等四部门从2003年起组织实施的“大学生志愿服务西部计划”;2.中组部、人力资源社会保障部、教育部等八部门从2006年开始组织实施的“三支一扶”(支教、支农、支医和扶贫)计划;3.教育部、财政部、人力资源社会保障部、中央编办等四部门从2006年开始组织实施的“农村义务教育阶段学校教师特设岗位计划”;4.中组部、教育部、财政部、人力资源社会保障部等部门从2008年起组织实施的“选聘高校毕业生到村任职工作”(即大学生“村官”);5.农业部、人社部、教育部等部门从2013年起组织实施的“农业技术推广服务特设岗位计划”。

    对西部县以下基层单位和艰苦边远地区就业的高校毕业生,户档等手续的办理,国家规定实行来去自由的政策;户口可留在原籍或根据本人意愿迁往就业地区;人事档案原则上统一转至就业单位所在地的县级政府人力资源社会保障部门,由公共就业和人才服务机构提供免费人事代理服务。

    参加基层就业项目服务期满后,毕业生按照各就业项目的具体规定,办理户档手续。

     应征入伍

    被确定为预征对象的高校应届毕业生,回入学前户籍所在地应征的,将户口迁回入学前户籍所在地,档案转到入学前户籍所在地人才交流中心存放。在学校所在地应征的,可将户籍和档案暂时保留在学校。高校应届毕业生批准入伍后,其户口档案予以注销,档案放入新兵档案。

    大学生士兵退役后一年内,高校应届毕业生可视同当年的高校应届毕业生,凭用人单位录(聘)用手续,向原就读高校再次申请办理就业报道手续,户档随迁(直辖市按照有关规定执行)。

     科研项目工作者

    目前由高校、科研机构和企业所承担的民口科技重大专项、937计划、863计划、科技支撑计划项目以及国家自然科学基金会的重大重点项目等,可以聘用高校毕业生作为研究助理或辅助人员参与研究工作。此外的其他项目,承担研究的单位也可聘用高校毕业生。

    被吸纳的高校毕业生参与项目研究期间,根据当地情况,其户口、档案可存放在项目承担单位所在地或入学前家庭所在地公共就业和人才服务机构。项目承担单位所在地或入学前家庭所在地公共就业和人才服务机构应当免费为其提供户口、档案托管服务。

    担任过研究助理的人员被正式聘用(招用)后,按照有关规定,凭用人单位录(聘)用手续、劳动合同和《普通高等学校毕业证书》办理落户手续。协议期满,如果项目承担单位无意续聘,则毕业生到其他岗位就业(依前页表中的三中情况办理户档手续)。

    需要注意的是,参加专项就业项目需进行两次户档转移,尤其前一次的户档手续容易被忽视。毕业手续办理依项目当年度文件为准。

    毕业生离校前领到“户口迁移证”,意味着户口开始进入“迁出未落下”的状态,如果只是放进抽屉跟毕业证夹在一起,没有在有效期内及时落下,尴尬的远远不止是身份证失效,旅游出差无法住宾馆,不能去银行办银行卡,无法贷款,无法买票回家,无法报考研究生、公务员,无法买车买房,甚至连结婚也无法进行登记……这就是传说中的“黑户”。然而现实情况是,距今最近一次的2010年“全国第六次人口普查”,配合人口普查工作各高校曾清理出一份惊人的“黑户”名单:天津一所高校有1000多名学生“人户分离”,青岛大学有400多毕业生的户口滞留学校,有的甚至已经毕业12年。武汉高校集中的洪山区“空挂”户籍近2万名,其中某职业学院就有3000名,整个武汉市近10名大学生的户籍在沉睡中……尤其那些从农村出来的大学生,如无法落户在工作和生活的城市,攥在手里的户口迁移证一旦过期,他们在派出所就变成了“无此户籍信息”。网络上一个主题为“大学毕业生的户口黑洞”的帖子,跟帖从2006年一直到2015年不曾间断,被网友誉为三天三夜看不完的“巨帖”。

    不要一不留神成为黑户中的一员,为此本刊采访了几家高校从事户籍工作的老师,以帮助大家防患于未然。

    没发觉已成黑户!

           “大学生空挂户口的问题目前相当普遍,有的是因为毕业后一直在外地工作,总是想等到找到一份好的工作再落户,以至于错过落户时限。还有的是因为自己并不清楚如何落户口,将学校开出的户籍迁移证放在身上,以为这就是户口,而不去办理落户手续,急用户口时才手忙脚乱,有的还会造成一定损失。”中国传媒大学保卫部秦部长说:“这其实应该是学生自己上心的事。”“可很多学生毕业后户口没有落下,自己却没有意识到,甚至多年后才发觉。”

            北京邮电大学户籍科李老师分析道:“归根到底,都是没有及时将毕业时学校派发的派遣证、报道证办理接收。”迁移证过期虽然能重新补办,但目前需要很多复杂手续。过期了想再找回来,常常要付出更多的金钱、时间和精力,往往要来回奔波于老家、学校和工作地之间。李老师介绍说:“得先到当年户口迁往地的派出所开具一份没有落户的证明,然后到当年就读的院系盖章以证明的确没有落户,再拿这些证明到当年就读学校所在的户籍科开具遗失证明。然后再到学校所在地的派出所开具一份新的户口迁移证,最后拿到迁往地的派出所落户。”“如果时间久远,好多学校合并了或者有变化了,有的毕业生为了写个证明跑好多次都跑不对门。”“基本上每天都有毕业好几年的人打电话来问户口。”李老师接触到各种各样的“黑户”。

    1、毕业没领迁移证,无视户口变黑户

     李老师回忆道:“曾有过毕业生有一天在银行办理银行卡密码更改,显示身份证信息已不在公安系统内。用他自己的话说当时整个人都蒙了,这才想起毕业后自己的户口一直没有落。”“这个学生毕业生让同学代领的迁移证,因为不重视后来一直没有去拿。因为是异地读书又异地工作,最后他在广东、北京、湖南三地之间来来回回跑了不下20次,花了近半年时间和上万元钱才把户口找回来。”“还曾经有位学生毕业时的助学贷款尚未还清,毕业证被押在学校,有些地方严格规定没有毕业证是不能落户的。这位学生把户口迁移证、报道证、身份证复印件、毕业证复印件等材料邮回家托人办理落户手续。但是家里派出所没有原件不给办理。户口迁移证上的有效日期过了,他才交清贷款,后来也忘了户口这回事。直到要结婚了才发现自己成了黑户。”

    “这两种情况归根结底原因还是迁移证的问题,毕业时有的学生没领户口迁移证就找不到人了,多半是去了外地工作,也有的出去毕业旅行把这件事压根忘脑后了,还有学生因为条件限制领不到。”“一个是主动过期,另一个是被动过期,当然都是不重视没有及时落户口,导致最后迁移证过期。”李老师说。“有的学生心存侥幸拿着过期的身份证参加了考试,但是却卡在了政审的环节,因为户口还黑着,没有派出所可以开证明,最后还是耽误了工作。”

    2、以为迁移证会自动转来,不送去落变黑户

     “曾有个2012届的学生毕业生与北京本地的用人单位签订了劳动合同,拿到迁移证以为户口就会跟着档案一起走,便没在关心过自己户口的事。”李老师介绍说:“两年后要出境游,准备护照时才发现户口并没有落在人才市场,迁移证已经过期,如果想要办理新的迁移证,必须工作单位出具证明,凭借劳动合同到派出所迁出户口,然后才可以落到人才市场。办理手续需要时间,最后的旅行计划自然要泡汤。”

     “有好多学生不明白领到手里的户口迁移证到底是啥?高校就业手册上它的定义是:公民的户口所在地变动时,由原户口所在地迁往新落户地址的凭证,由户口迁出地的公安机关(高校由校公安派出所)开具。持证人到达迁入地后,须在有效期内将户口迁移证交给户口登记机关申报入户。”所以,“迁移证不是领到手了就自动转了,是需要自己送去落的。”李老师说。这也是为什么就业指导中心的老师反复会跟毕业生强调“毕业后要及时办理户口转移手续”。

    3、换签工作以为户口也跟着走 ,不懂不问变黑户

           “有的毕业生很优秀,不愁工作,先签了一家可以收户口的单位,但后来又毁约去了另一家公司。最后却因没有及时办理改派手续,导致投寄地址有误,户口被打原籍,档案被打回学校。曾有个学生以为户口和档案扔学校也不会丢,忙着工作没有理会。直到单位通知他办各种手续时,才发现迁移证等材料已经过期需要重新办理。”“后来他往返深圳北京多次,颇经周折终于拿到了移证。连公安局电脑断网这种情况都赶上好几回。”

            李老师解释“改派”:就是要将派到原单位的到证,户口迁移证和档案等人事关系重新派到新的用人单位或其上级人事主管部门。各高校对办理改派手续都有一定的时限要求。一般来说,无特殊原因,毕业生不得随便办理改派手续。但毕业生如果已改变就业意向、更换单位,就需及时办理改派手续,否则会影响其人事关系的落实和解决,造成很大的麻烦。

    4、重重关口难落下,嫌麻烦不处理变黑户

           “有的学生入学时户口从农村转到学校,毕业后因没有找到可以接收户口的单位,户口迁移证上的地址是生源地的人才交流中心。然而毕业生觉得留不在城市里至少也可以迁回农村的家,因为农村家里有几十亩土地。但是要把非农业户口转回农业户口如今非常麻烦,相关手续经过六七道关口,还必须征得出生地委会和乡镇政府同意。为了不耽误工作,他们会暂时把户口带在身上一边上班一边想办法。直到迁移证过期后造成生活上的不便才不得已回到当地落集体户,然而此时的手续只会比之前更麻烦了。最起码还要再跑回学校重新办理迁移证。”

            明明知道需要落下,却把户口迁移证一直放在手里的毕业生占很大比例,户籍科的老师们也非常理解毕业生们的心结:“一种是签署就业协议的单位不能落户,没办法挂靠亲友家,又不愿意挂靠在就业服务部门的集体户口上。在“非转农”难的尴尬现实中纠结以致错过了落户时间。还有一是毕业时还没有找到工作单位,或者对现有工作不满意,让户口不断迁出、迁入会影响跳槽,就把户口随身携带。”

            但是现实是,因各种原因没有及时落户而自己揣着户口迁移证,不管是自愿还是被迫,没有及时落户只会带来更大的麻烦:身份证过了期限,不知不觉成了“黑户”。结婚登记、生子入托等问题随之而来。“一般两年择业内,没有及时拿着报到证向当地高校毕业生就业服务部报到,户口和档案就会被打回生源地。”拖着的结果是最终只有一条路,不回也得回,并不能解决问题。

    说说这“档”事

    1、千年档案史

            你知道吗?档案的历史已经有几千余年了。早在商朝,朝廷就有管理甲骨档案机构,档案会被编连成册进行归档。而到了西周,档案种类数量大增,业务比前朝复杂,中央档案机构的名字也霸气侧漏——“天府”!

            汉朝高祖刘邦起义时,对参加的将领进行个人情况记载,调动了他们的积极性。隋唐时期,科举制度的兴起,出现了如今人事档案的  ——“甲历”。到了宋、元、明、清,档案的内容继续丰富,明清档案中已有很多与现实颇为相近的履历、政绩考察情况表等等。

            民国时期,由于环境动荡,档案管理工作渐渐荒废、随着新中国的成立,档案的内容开始丰富起来,但它依然只是针对干部的:除了基本信息外,发明创造、学术著作、毕业证书等,都成为存档的材料。在1956年到1966年这10年里,干部的人事档案还逐渐形成了自己的管理体制和组织体系。与此同时,人工档案、学生档案和其他档案也先后建立起来。

            可是好景不长,“文革”使先前慢慢步入正轨的档案工作付之一炬。直至1980年出台了《干部档案工作条例》《干部档案整理办法》才开始整顿,恢复、建立和健全起档案管理的各种规章制度,对干部档案的分类、整理、传递等也有了规范、统一的要求。

            在干部档案规范化的同时,伴随着改革开放的局势,大量因辞职、辞退解除合同、出国定居等而产生的流动人员出现了,因为不能按照干部档案的要求被党委组织部门接纳,因此各种人才流动服务机构、失业管理机构、劳动服务公司、毕业生就业服务机构、涉外人才机构、行业协会、社会团体等也开始管理起这类流动人事档案。在这种情况下,1987年,《档案法》颁布,之前要求档案“集中统一管理”的原则被“统一领导、分级管理”的原则取代,档案针对的人群也从干部变成了面向与企业建立劳动关系的所有员工。不过,不少管理机构以盈利为目的,管理较为混乱。

            直到1996年,《流动人员人事档案管理暂行规定》颁布,规定流动人员人事档案的管理必须严格遵循“集中统一,归口管理”的原则。即由县级以上(含县级)公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理。跨地区流动人员的人事档案,可由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理。至此,流动人员档案管理开始规范化。2010年,为进一步加强干部档案的审核整改工作,在全国组织系统信息化建设工作座谈会后,我国的档案又开始了信息化建设。

     政府根据时代的发展和社会需求,不断对人事档案的管理工作进行调整:“集中统一,归口管理”管理体制的确立、材料内容的变化、整理规则的细化、联系制度的建立、审核制度的加强......但随着市场经济和全球化的发展,人们的流动性大大增加,也就在这流动的过程中,各种档案问题层出不穷,当事人遇到了意想不到的麻烦。

    2、层出不穷的档案问题

            目前,我国人事档案分为三种:干部人事档案、企业职工档案、流动人员人事档案。以下故事中涉及到的档案,包括以上三种。

    问题一:弃档

     小徐是安徽某高校2009届的毕业生,毕业后,她在蚌埠呆了3年多,换了3份工作,后来又去合肥,工作一直不太满意。知道准备参加国考了,才想到档案的事。小徐说,大学毕业后,她的报到证早丢了,去人才交流中心找档案也不见踪迹。这不,她急了。为了找档案,她请了好多次假。值得庆幸的事,在工作人员的指导下,小徐在安徽省大中专毕业生就业指导中心找到了档案。

     近年来,将人事档案丢弃在原单位或人才中心的现象愈演愈烈。在北京人力资源和社会保障网上,流动人员人事档案栏目中,每月都在公示“长期失去联系超过5年的流动人员人事档案名单”。30天公示期后,失去联系超过5年且被公示的档案将被入库封存,成为“死档”。早在2002年,人事部全国人才流动中心以及各省市人才交流服务中心就曾做过一项不完全统计,全国至少有60万“弃档族”。与此形成鲜明对比的是,每年公考、事业单位招考以及单位评定职称期间,都有不少弃档者着急的寻找自己的档案。

    问题二:档案转递混乱

     小雷大学毕业后先在贵阳市某公司工作,2012年来到北京一家杂志社工作。从2013年起,小雷每年利用回贵阳探亲的机会试图把档案调到北京,但却始终没能如愿。小雷向我们吐苦水:“异地调档手续繁杂,各地区规范不一,工作人员常常爱搭不理,事先电话咨询不说全面,到时候一会儿说我缺高中学籍档案需要补,一会又说党员档案不见了。我跑遍了老家的学校、原单位、甚至找人去省机关工委管党员档案的部门补办了证明和手续,但到了北京又说我这个对不上号,那个不合格。”结果每次都无功而返。

     企业职工人事档案管理牵涉到组织、人事、劳动、档案等多个主管部门,档案的功能则延伸到民政、公安、教育等其他有关部门,要一个个搞清各种关系很花功夫。

    问题三:档案纠纷

             小王是外地留京大学生,单位将其户口和档案落在北京,但在劳动合同中规定,在5年合同期内不得解除劳动合同,否则要承担一万元违约金。一年后,小王想跳槽请求交一万元违约金后解除劳动合同,单位却提出交5万才能走。小王认为单位的要求没有道理,自己也拿不出5万元。最终单位作出决定:小王可以先走,但其人事档案由单位暂时扣留,两年内交清5万元后才能拿走其档案,否则就要销毁。

     如今跳槽已不是新鲜事,有小王这样遭遇的外地大学毕业生大有人在,他们对此十分烦恼。劳动部、国家档案局在《企业职工的哪敢管理工作规定》中明文规定:“企职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除辞退等,原职所在单位应在一个月内将其档案转交给新的工作单位或户口所在地街道的劳动、组织、人事部门。”虽然企业扣员工档案的做法是违规的,但往往吃亏的还是员工。此外,许多在企业工作的人因工作调动,或因企业破产、并造成人事档案丢失的事件屡见不鲜。究其缘由,有因是调入时负责档案的工作人员离任,档案不知去向;还有的是因原企业资不抵债,被另一企业兼并,到新企业后现保管在原企业的人事档案不翼而飞。

    问题四:档案更新不及时

            小周大专毕业后在一家私企工作,档案存于天津北人才市场。在私企工作期间,小周通过自学考试取得了本科文凭。今年她跳槽到一家国有企业,在填写学历时她填写了“本科”。可是在入职政审的过程中,由于小周的档案里并没有本科文凭证明,北方人才市场的工作人员只能按照档案里仅有的专科材料填写了信息。这一来,小周便达不到企业单位入职的学历要求了。小周知道后忙前忙后的解释了一通,提供了相关证明,才算顺利入职。

     对于存档人来说,档案存放并不是一劳永逸的,如果劳动合同、工作鉴定、职称评定、学历证明、奖罚情况有了变动,都要及时补充进人事档案中去。而对于国内等院校毕业后自费留学的人员和赴国外务工人员而言,及时更新和补充档案就更加有必要了。出国留学人员要注意保留自己的干部身份——如果从国外回来,进入政府机关事业单位、国有企业,或调动到开发区、保税区、产业区,以及涉及外省市的人才引进等,都需要有干部身份为前提条件。赴国外务工人员则要注意补充个人国内工作情况,因为相关机构有时会以人事档案中个人工作经历为审定是否具有国外工作资质的凭据。 

    问题五:补档不易

           西安医学院2014级毕业生小张在毕业时还没有找到工作,但提取了个人档案。当时他没觉得有多重要,就把档案随手丢在了书堆里。前不久好不容易找到了一份工作,单位人事让小张把档案交上去,可他切怎么也找不到。如果没有及时递交档案资料,小张就不能顺利就业,所以这两天他正焦头烂额地忙着重新补办自己的档案。

    事实上,“补档”这种说法在人事文件中没有明确提到过,但如果确实需要档案的话也可以补救。理论上来说,可以回到读过的学校或者工作过的公司等单位将学历、成绩单、劳动合同等资料补办出来,但由于年代久远,很多学校或者公司早已不复存在,因此能补齐档案者很少,很多人花费心思只办妥了学历情况等简单资料,其他的认定材料有可能因为历史资料的缺失没办法补救,当初的经办人也难以找到,最终补出来的内容可能远远不及档案翔实,原本丰满的个人纪录就会变得很单薄。所以,保存好自己的档案非常重要。 

    问题六:档案不透明

    小陈从一家展览服务公司离职后就再也没找到工作,直到有人提醒他档案可能有问题。通过法律程序,小陈才得知原公司个别人私自在他的档案里塞进两份无中生有的材料,一份记载他受过处分,另一份则是公司对他的除名决定。

    毫无疑问,公司这么做是错误的,不仅影响了小陈的就业,还让他名誉受损,如果没走司法程序,小陈可能一直被蒙在鼓里。 

    电子档案,大势所趋

       既然如今的档案管理模式出现了那么多问题,那么它可以有哪些方面的改变呢?不妨先来看看其他国家的档案都是怎么保存利用的。

     英国:

           英国的档案管理在信息化资源共享上尤为突出。早在1995年英国就开始利用互联网技术向公众档案信息服务了。在档案的现代化建设中,英国高校档案管理工作功不可没。英国有150多所高校参与档案部门之间的档案共享,它们不仅跨校合作,还与博物馆及图书馆合作,让档案信息的共享更广泛,更便捷。

    此外,英国的档案管理部门还充分利用档案资源进行服务,包括查阅和复制档案、编制索引、公开发行和举办展览等,便于进行资源整合。他们还有一个独特的作法,便是建立档案馆、博物馆、图书馆联系会议制度,每年开一次年会并确定一个主题,邀请高校地方历史研究部门、社科院、文史馆等部门列席会议,共同研究探讨发挥各自优势,联合为公众提供服务的内容和途径。

    美国:

    美国的档案管理具有机构框架系统化、管理手段信息化、保障措施法制化和高度开放性的特色。美国的档案在公开方面有完备的法律保障,各级档案馆也都建有自己的网站

    加拿大:

    加拿大的档案管理重在档案的实际利用。根据档案的利用范围,分为开放性的限制利用的和保密的档案。开放的档案在公众通过合法手续获准后便可检索参阅;限制利用的档案不向公众开放,但可在有限的范围内为一定目的提供利用;保密的档案只在一定的时期内供特定范围内的人利用,但保密期限过了之后即可宣告解密。 

    虽然这些国家的档案管理各有所长,但他们都有一个共同点,就是在互联网深度运用的基础上,建立起了比较完备的电子档案管理系统。对频繁换工作的大学生来说,在奔波的过程中出现的弃档、补档、转递等问题很大程度上都是在纸质档案一式的情况下发生的。所以,如果我们也能建立起全国统一的电子档案系统,让互联网或云端代为保管我们的资料,久不用担心档案的丢失,没有备份等带来一系列问题了。

    况且,对于现下传统的档案制度,很多我们体会到的不便大多都是程序太繁琐造成的。就拿档案的转递来说,人事档案有很多类型,每个类型所在的单位系统内的转递要求都不太一样。公务员、学生、流动人员之间的身份发生转递时,不同系统的转递要求会延长转递时间,不仅费时费力还会出错,同时渠道单一、层次少、要求严格等缺点也同时暴露出来。而通过网络操作的电子档案,就能大大提高人事档案的转递效率,尤其能让身处异地的档案持有者不用再因档案之事奔波和烦心。

    不过,就像建立起档案管理制度需要花费几十年一样,建立电子档案和电子档案管理系统同样并非一日之功。但是,一旦比较完善的信息化平台建立起来之后,不仅能很好的解决档案的转移和存储问题,档案的适当公开也不会成为难事,这么一来,人们会在知情的条件下互相监督,更有助于保证档案的客观与公正。

    我们的户档烦事儿     

    成“死档”很受伤

            我是福建人,从厦门大学毕业后在厦门一家国企公作,所以户口、档案都调到了这家国企,并签订了3年的就业合同,附加条件:如果提前离职就要赔违约金,否则就扣押档案。工作后发现,在这家企业工作整天没有什么事情, 工资也不高,20岁干60岁人的工作,深深为自己的前途担忧,很想换个工作。因为对计算机感兴趣,我平时就上一些招聘网站试着投简历找相关工作,不到半年就找到了北京一家互联网公司, 工资是国企的三倍,我就毅然决然地从国企辞职来到了北京。在厦门的同事帮忙处理离职的时候,还不到3年,但我的档案并没有被扣押,可不知怎么回事档案居然被转寄送到我自己手里。因为我非北京户口北京人才市场不接收我的档案,北京这家公司也不接受档案但可以给我上保险。我当时工作很忙就没有去管这档子事,所以档案一直放在自己手上。

    现在两年过去了,想考职称的时候一直在我手里的档案已经成为“死档”。打电话咨询我们县人事局档案专员,竟然告诉我这两年没有工龄,因为我要考的职称要3年工龄,也就没有办法考职称。我反复查询网站,和县人事局、北京人事代理公司、厦门人才市场反复打电话,总算搞明白档案这档子事,档案长期在自己手里超过2年就会成为“死档”,当然也就没有任何工龄等的更新。 

    “黑户”麻烦不断

     20066月,我从北京一所大学毕业,选择了留在家乡辽宁省盘锦市工作。当时在一家机械公司实习后成功签约,我的户口也随之被派遣到了这家公司。然而到公司上班后才发现,并不是特别适合自己。为此,仅仅上了几天班就选择了离开。而这时,我的落户手续还没有办好。辞职后,我在北京找到一家不能落户的私企,就把户口的事放下了,事情一搁下来,也就淡淡忘了。

     20093月,烦恼来了,结婚证没法领。按照国家规定,领取结婚证时需要携带男女双方身份证和户口本,我才发现,毕业两年后学校已将我的户口自动迁出,而我没有及时落户,我现在已成为“黑户”了。为了终身大事,我绞尽脑汁想突破这个户口怪圈。根据民政部门建议,考虑将户口迁回原籍,而当地派出所给出的接收条件是:往回迁必须提供报到证和派遣证。我说,毕业后因为屡屡搬家,我的报到证和派遣证早已丢失,更何况派遣证早已过期了。迁回方案不了了之,我只能另想办法。2009710日,经过4个月的努力。在学校提供了一份长住人口登记表后,我拿着身份证把结婚证领了。结婚证领了户口问题却依然没有解决。有人告诉我,等我买了房子,将户口落在房子上,我的户口就可以归来了。2008年底房子买好了,只是房产证一直没有办下来,地产商答应2009年肯定能够办下,我开始翘首期盼拿到房产证的那一天。只是房产证一拖再拖,从2009年上半年拖到了下半年。

     2009824日,最后一张能够证明我身份的中华人民共和国居民身份证也在等待中过期了。200910月,我在期待中等来了一个天大的好消息:房产证可以办理了。我兴冲冲地来到了指定房产证的地方,却等来了一个坏消息:没有有效身份证明,无法办理房产证。无奈之下,我又来到了购房所在地的派出所。户籍科工作人员给出的答复是:无法为我解决户口问题,户口解决不了身份证也就没有办法办理。因为根据户籍部门的规定,我要在该辖区落户,必须提供房产证和居委会证明。我反复找了房地产商和派出所几次,都没有结果。

    忙镀金忘档案留后患

     我今年在美国乔治城大学读研,听一个留学毕业已回国的学长说,一定要特别注意档案问题。他刚刚回国由于出国前自己没把档案存放妥善,到现在找工作时,没有地方接收他这样的“口袋档案”人员。目前有越来越多的人自费出国留学,但当人们忙着这样或那样的出国手续时,有一件事情常常被忽略,就是自己的档案存放事宜。有的人忘记存放在哪里,有人直接把档案放在自己家里。由于很多人“镀金”归时,却发现由于人事档案存放不当,为回国后工作带来诸多不便,受到档案困扰的“海龟”也是越来越多。自费出国留学人员的档案管理属于流动人员人事档案管理一类。而对于毕业后就直接出国的人来讲,学校的一般做法是将在北京就读的外地学生的档案转往原籍,将本市人员的档案转往街道办事处。正是由于这种程序,很多人在出国留学后,档案被存放在街道即纳入无业人员范围,回国后不管取得什么学位,仍按无业人员就业渠道办理招工就业手续。如果转到街道没有干部身份,有些岗位就不能承担,比如国家机关公务员等干部岗位。

     还有一种情况是在职人员出国留学后,原单位就要求转出不保留档案了,有的就按辞职或者离职处理,没有保留干部身份,这对今后就业也是一个麻烦。一些学生和家长对人事档案管理的严肃性和重要性缺乏认识。将出国留学人员的档案放在自己家里,以致发生档案遗失或永远无法转递的情况,为回国工作甚至个人生活带来后患。

     所以要综合考虑自己的落户和将来要选择的工作等情况,把档案妥善保存到教育部留学服务中心、人才交流中心等机构,千万不能图省事保存在自己手里。

    错过报道时间错失应届生身份

     2014年我从北京一所211大学本科毕业,现在在北京工作,因为报到证的问题直接导致我不能按照应届毕业生落户,这种遗憾无法弥补。报到证是和单位连在一起的,大学生在签订三方协议之后,单位会发给你一个接受证,回到学校,再换成报到证。但是我工作定得比较晚接受证在毕业之前还未收到,所以学校不会给我报到证,错过了“应届生”身份的时间段,在找工作的时候,只能以社会招聘的身份。这个时候我才知道应届生身份有多么重要,因为应届生是最容易解决北京户口的,而非应届生只能通过人才引进、升学或和有北京户口的人结婚才有可能解决,其难度太大,错过这样一个时间点的话,损失很大。让我闹心的还不止这些,办理暂缓就业让我在北京和生源地之间折腾了好几个来回,因为我就职的单位不接受档案,未来如何处理档案仍然是问题。

    农村大学生毕业后变“非常一族”

     我2009年毕毕业于北京一所普通高校,上学的时候户口迁到北京了,毕业时找的工作单位又不能落户,就把户口转回老家,回老家镇上派出所办理户口转入原村时,派出所工作人员说我不能办理“非转农”,只能把户口挂靠在村里,性质仍然是非农户口,正因为如此,我在工作和生活中遇到了许多麻烦:因为是非农户口,所以党员组织关系不能转到村里,村里不同意接收组织关系;我在北京打工,单位是流动性的,为方便照顾体弱多病的父母我租了房子,房租很贵,全家目前也只靠我一个人支撑。而我由于户口挂靠在偏远的村里不符合廉租房和公租房 的条件。 

    户口迁回老家人才也有麻烦

     2005年我从北京的高校毕业,找到了单位接收并在北京落了户口,我老公是2003年毕业,户口留校2年后迁回到原籍,当时两个选择,可以落回家里户口本上,或者落回家里的人才中心,不过是以集体户口的形式,只有一张户口卡,不给原件只有复印件。当时落在人才中心了,谁知道之后结婚、生孩子、买房子都遇到了麻烦。首先是结婚的时候,北京这边要提交户口复印件,上面有我老公家里人才中心的章,还需要有人才中心派出所户籍科的户口专用章。可是当时不了解,只盖了一个章,没有生效,又让老公父母去重新加盖了章。办准生证和买房子的时候同样因为证明、户口复印件加盖公章等问题折腾好多次。我觉得一方面北京对待本地人和外地人政策不同,另一方方面北京不了解外地的规章制度,外地也不了解北京的,办起事情来特别麻烦,而且我老公的户口落在人才中心又不能拿原件,落回老家的家庭户口本可能比较方便。 我这些麻烦其实还不算大事都能解决,听说有朋友公务员笔试得了第一名,居然因为户口问题白白丢失了面试机会,可损失大了。

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